På arbetet skickar jag varje vecka e-post till mina kunder där innehållet är ganska lika. Jag behöver bara ändra några småsaker i meddelandet för att det ska passa just den avsändaren. Tidigare har jag bara kopierat färdiga texter till ett nytt meddelande men i veckan kom jag faktiskt på en fiffig grej som gör arbetet lite lättare. Man kan skapa e-postmallar i nya Outlook. Det kanske man kan i Classic versionen med men det har jag inte kollat upp hittills. Nu koncentrerar vi oss på nya Outlook.

Om du själv skickar ut meddelanden som antingen ser lika ut eller kanske ska går till samma mottagare varje gång så kan du nog vara hjälpt av en e-postmall.

Så här gör du för att skapa en mall!

För att skapa en mall måste vi först öppna dialogrutan ”Inställningar” i nya Outlook. Det gör vi genom att trycka på ikonen som ser ut som ett kugghjul uppe till höger i fönsterlisten i fönstret Outlook.

På vänster sida i dialogrutan Inställningar väljer vi ”E-post” och i kolumnen strax till höger ”Mallar”. Nu ska vi till höger se dialogrutan för Mallar.

Det första man gör är att kontrollera att du skapar mallarna för rätt e-postadress i rutan ”Dina mallar för”. Jag missade detta och skapade glad i hågen mallar för helt fel e-postadress. Om du hanterar flera e-postadresser så är det viktigt att du väljer den e-postadress som ska vara avsändaradressen för din e-postmall.

När du har valt rätt avsändaradress så klickar du på knappen ”+Lägg till”. Här får du två val, ”Skapa ny mall” och ”Importera OFT” (Outlook File Template). Här väljer du ”Skapa ny mall”.

I nästa ruta ska du döpa din mall så att du vet vad mallen är till för när du ska skicka ett e-postmeddelande med mallen som grund. Skriv in ett beskrivande namn i rutan. Tryck sedan på knappen ”Skapa” för att börja skapa din mall.

Nu får du upp något som ser ut som ett nytt e-postmeddelande. Som du ser kan du inte skicka det för det är en mall.

Mottagare: Om du tänker skicka meddelandet till samma grupp med människor så kan du fylla i alla mottagares e-postadresser i fältet ”Till” på samma sätt som du skulle göra om du skulle skicka ett vanligt brev. Om du inte vill specificera någon mottagare här så behöver du inte göra det. Du får då ange mottagaren när du skickar brevet med hjälp av mallen.

Ämne: Om meddelandets ämne är samma varje gång så fyller du i det här. Om inte så lämnar du det tomt.

Meddelandet: Om ditt meddelande ska innehålla en standardtext varje gång så skriv meddelandet. När du använder mallen slipper du skriva samma text igen och igen.

Vad som ska finnas i din mall bestämmer bara du. Du kanske skapar din mall med bara ett antal mottagare för den förening du är med i och lämnar allt annat tomt. Hur mallen ska vara utformad beror helt på hur du vill använda den.

När du känner dig färdig med mallen så klickar du på ”Spara mallen och stäng”.

Nu ligger mallen i listan över tillgängliga mallar för den e-postadress som du skulle använda som avsändare. Till höger om mallens namn finns tre ikoner. Ikonen med penna är ”redigera mall”. Klicka på den om du behöver ändra i din mall. I mitten ”Pil Ner” hittar du ”ladda ner mallen”. Om du vill ladda ner mallen som en OFT-fil så gör du det här. En OFT-fil kan man sedan importera i Outlook. Längst ute till höger finns papperskorgen. Vill du radera mallen så klickar du helt enkelt på den.

Så här gör du för att använda din mall!

När du nu har skapat en e-postmall så är det bara att börja använda den. Förhoppningsvis ska den spara tid.

Skapa ett e-postmeddelande med mallen:

Om du har flera än ett e-postkonto inlagt i Outlook så måste du först tänka på att du ska stå i den inkorgen för den e-postadress som du skapade mallen. Alltså den e-postadress så ska vara avsändare.

Sen går du till knappen ”Ny” eller ”Ny E-post” i verktygsfältet. Vid knappen finns en liten Pil som indikerar att det finns en meny under. Klicka på Pilen och för att se flera val och välj där ”E-post från mall”.

I nästa ruta listas dina mallar. Klicka på den malla som du vill använda.

Nu öppnas mallen som ett ny e-postmeddelande och du kan lägga till ytterligare mottagare mer information eller bifoga filer om du skulle vilja det. När du känner dig klar så skicka ditt meddelande.