Hur vet jag om mina filer ligger sparade i OneDrive?

Eftersom jag är rädd att många kommer att välja att inte förnya sina Office 365 Prenumerationer, nu när Microsoft har höjt sina priser, så känner jag att det nog är bra att skriva denna artikel om hur man kontrollerar hur och var man sparar sina filer i datorn. Tyvärr så tror jag att de är fler som har dem i OneDrive än vad de själva tror. Microsoft har ibland skickat ut förfrågan om säkerhetskopiering i datorerna och den säkerhetskopieringen sker till OneDrive. Om du tror att du kan ha aktiverat säkerhetskopieringen bör du kolla var dina filer ligger.

När datorn sparar på OneDrive så friar den upp utrymme i datorn genom att bara spara filen i molnet, även om du kan se filen i datorn så kanske den fysiskt ligger i molnet och inte på din dator. Det innebär att om du säger upp din licens utan att ladda ner filen så kan du bli av med filen/filerna.

Hur ser du var dina filer finns sparade?

Det finns flera sätt att se hur dina filer sparas. Jag ska visa vad som händer när du till exempel aktiverar säkerhetskopieringen.

Först måste du hitta till din Användarmapp där alla dina filer sparas. Öppna Utforskaren och klicka på Den här datorn i navigeringsfältet till vänster i Utforskaren. Dubbelklicka på disken C: för att öppna den. I den hittar du en massa mappar. Leta efter den som heter Användare eller Users, det är lite olika vad den heter beroende på om din installation innehåller flera språk. Dubbelklicka på Användare/Users för att öppna den. I mappen ligger alla användares profilmappar. Även om du bara har en användare i datorn så kan det ligga flera där. Bland annat en som heter Delat eller Public. Dubbelklicka på den mapp som heter som din användare. När du har gjort det har du kommit in i din användarmapp. Nu när vi är i användarmappen ska vi kika på lite grejer.

Det här händer när du aktiverar säkerhetskopiering till OneDrive mappen.

De vanligtvis viktigaste mapparna i din profil är Bilder, Dokument, Filmer, Hämtade filer , Musik och Skrivbord. Som standard ligger de lokalt sparade på din dators hårddisk. I Utforskaren har de lite speciella mappikoner också. Inga vanliga gula.

Profilmapparna (Bilder, Dokument, Filmer, Hämtade filer, Musik och Skrivbord) ligger i din användarmapp.

När du aktiverar säkerhetskopieringen till OneDrive!

Om du tittar noga i användarmappen så ser du en mapp som heter OneDrive. Det är innehållet i den mappen som synkas till molnet OneDrive. När du aktiverar säkerhetskopieringen så händer det att mapparna som säkerhetskopieras, vanligtvis, Bilder, Dokument och Skrivbordet, flyttas till mappen OneDrive i användarprofilen.

Vanligtvis är det mapparna Bilder, Dokument och Skrivbord som flyttas till mappen OneDrive när man aktiverar säkerhetskopieringen.

Mappen OneDrive hittar du även i navigeringsfältet till vänster i Utforskaren.

Det finns en genväg till mappen OneDrive i Navigerings fältet till vänster i Utforskaren.

Om du inte ser dina mappar Bilder, Dokument och Skrivbord under användarmappen så dubbelklicka på mappen OneDrive. Då ligger de troligen där. När säkerhetskopieringen är på så brukar de få den här lite speciella mappikonen. De brukar inte vara vanliga Gula mappar.

Nedan ser du en bild på min OneDrive mapp. Den innehåller bara gula mappar och även mappen Dokument är gul. Det är för att jag inte använder säkerhetskopieringen i min dator. Mappen Dokument är alltså inte samma som min Dokumentmapp under användarprofilen.

Bild på OneDrive-mapp där säkerhetskopieringen INTE är aktiverad.

Om du skulle välja att inaktivera Säkerhetskopieringen till OneDrive så kommer mapparna Skrivbord, Dokument och Bilder fortsatt ligga kvar i mappen OneDrive, men de kommer inte att synkroniseras till molnet.
 

Symboler på mappar och filer!

Ett annat sätt att se om filerna ligger i molnet är de små symboler som du kan se bredvid en mapp eller en fil i OneDrive mappen. Det är statusikoner. Med statusikoner menas att man kan se hur filen är sparad. Det finns olika statusikoner. Tre av dem är viktiga för hur de är sparade.

Om du tittar på bilden så ser du dem illustrerade.

Statusikonerna för funktionen ”filer på begäran”.
  • Grön ikon med en vit bock: Filer som har den ikonen finns alltid sparade på din hårddisk såväl som i molnet. Du kan tala om för OneDrive vilka filer som måste finnas på hårddisken. Synken plockar inte bort den lokala filen för att fria upp hårddiskutrymme.
    För att få en fil/mapp att alltid behållas på datorns hårddisk så gör man så att man högerklickar på filer/mappen i fråga. Sen väljer man menyalternativet ”Behåll alltid på denna enhet”. Då laddas en kopia ner och den får en grön symbol med en vit bock.
  • Vit cirkel med en grön bock: När du öppnar en fil i datorn så laddas det hem en lokal kopia till disken. Den är lokal så länge som du arbetar med den. Den lokala kopian kan sedan komma att plockas bort för att spara utrymme på din hårddisk.
  • Molnikonen: Filer och mappar som har denna ikon ligger sparade i molnet. Det finns ingen lokal kopia i datorn.
    Om man har ont om utrymme på hårddisken och inte behöver ha alla filer lokalt i datorn så kan man ändra status till att bara spara filen i molnet. Det gör du genom att högerklicka på filen/mappen i fråga. I snabbmenyn som visas väljer du ”Frigör utrymme”. När du ”frigör utrymme” så ändras ikonen till ett moln.
     

Om dina filer i någon av mapparna Dokument, Bilder och Skrivbord har dessa statusikoner så synkas de till molnet OneDrive. Om filerna på ditt skrivbord har statusikonerna så synkas den mappen till OneDrive. Det är ju enkelt att se, skrivbordet är ju det som du ser mest av i din dator.

Funktionen ”Filer på begäran”.

Symbolerna på mappar och dokument i OneDrive är status på funktionen ”Filer på begäran”. Med den här funktionen behöver man inte ha alla sina filer sparade lokalt på datorn fast man har direkt åtkomst till dem om man vill via OneDrive mappen. Det här innebär att man kan ha mer filer i molnet än vad som egentligen får plats på datorn. Det här är viktigt att tänka på om man vill hämta hem filerna lokalt till sin dator. Du måste kolla att du har plats på datorns hårddisk innan du gör det.

Hämta hem lokala kopior på filer i mappen OneDrive:

Funktionen ”Filer på begäran” i Snabbmenyn.

För att få en fil/mapp att alltid behållas på datorns hårddisk så gör man öppnar OneDrive mappen och så högerklickar man på filen/mappen i fråga. Sen väljer man menyalternativet ”Behåll alltid på denna enhet”. Då laddas en kopia ner och den får en grön symbol med en vit bock.

Fria upp utrymme på hårddisken genom att bara spara filer i molnet i mappen OneDrive:

Om man har ont om utrymme på hårddisken och inte behöver ha alla filer lokalt i datorn så kan man ändra status till att bara spara filen i molnet. Det gör du genom att gå till OneDrive mappen i datorn, högerklicka på filen/mappen i fråga. I snabbmenyn som visas väljer du ”Frigör utrymme”. När du ”frigör utrymme” så ändras ikonen till ett moln.

Så här ser du hur mycket utrymme du använder i OneDrive.

Ett sätt är att högerklicka på OneDrive ikonen (molnet) nere vi klockan i datorns aktivitetsfält. Sen klickar du på kugghjulet uppe till höger i rutan som kommer upp och väljer Inställningar i menyn. I inställningsmenyn ser du hur mycket som används nere till vänster.

Kontrollera hur mycket utrymme du använder på OneDrive via Inställningar för OneDrive.

Ett annat sätt är om du är inloggad i datorn med ett Microsoft-konto så kan du se OneDrive status i ”Inställningar” på datorn. Under rubriken ”Hem” kan du se hur mycket OneDrive lagring du använder.

Man kan även se lagrings status under rubriken ”Hem” i ”Inställningar” för datorn.

Så här ser du hur mycket plats du har ledigt på datorn.

  1. Öppna Utforskaren.
  2. Klicka på Den här datorn i navigeringsfältet till vänster.
    Nu ser du den eller de lagringsenheter som finns i datorn. Den som heter C: är din systemdisk och med all sannolikhet så ligger OneDrive på den. Under enheten i fråga står det hur mycket utrymme som finns kvar på den. Om det inte gör det så kan man högerklicka på C: och välja Egenskaper. I rutan Egenskaper kan du se hur mycket ledigt utrymme du har på disken.
Utforskaren visar hur mycket utrymme man har på hårddisken samt hur mycket utrymme som är ledigt.

Om du inte vill ha kvar OneDrive eller om du vill ha lokala kopior på dina filer.

Som du förstår är kan det här med OneDrive vara kolossalt bra men samtidigt kan det vara lite lömskt beroende på hur man vill använda det.

Om du inte vill ha kvar OneDrive eller om du vill inaktivera Säkerhetskopieringen till OneDrive så bör du se till att ha lokala kopior på dina filer på disken. Om statusikonen på filerna är ett moln så innebär det att filen inte finns på hårddisken utan bara i molnet. Då behöver du hämta hem alla filerna i OneDrive så att du har en lokal kopia i mappen OneDrive.

Man kan hämta alla sina filer så att de ligger lokalt på 3 sätt:

  1. Om du vill hämta hem enstaka mappar eller filer så högerklicka på den aktuella filen/mappen i OneDrive. Välj ”Behåll alltid på denna enhet” i menyn som visas.
  2. Om du vill hämta hem allt. Högerklicka på OneDrive-mappen. Välj ”Behåll alltid på denna enhet”. Det ska hämta allt.
  3. Ett annat sätt att hämta allt är att klicka på molnikonen i aktivitetsfältet. Välj Inställningar. Klicka på ”Synkronisera och Säkerhetskopiera” till vänster i dialogrutan. Skrolla ner till och klicka på ”Avancerade inställningar”. Under rubriken ”Filer på begäran” klickar du på knappen ”Ladda ner alla filer”.
Du kan både ladda ner alla filer lokalt och frigöra utrymme genom att bar sparat filerna i OneDrive via Inställningsmenyn i programmet som synkroniserar den lokala OneDrive-mappen med OneDrive i molnet.


Obs! Kontrollera att du har plats på hårddisken innan du laddar ner allt. Hur du gör det har jag förklarat tidigare i min artikel.

Varför skriver jag denna artikel?

I mitt jobb så märker jag att användare har svårt att förstå det här med OneDrive. Allt som har med ”Molnet” att göra verkar vara rena grekiskan för många användare. Nu är ju OneDrive bara ett av flera ”Moln”, men om man förstår sig på det så är principen ganska snarlik i de andra molnen. Jag hoppas att artikeln har rätat ut något frågetecken i alla fall.